Unsere Tätigkeit als Vertrauensanwältinnen und Ombudspersonen
Wenn Sie für Ihr internes Hinweisgebersystem Vertrauensanwälte (sogenannte Ombudspersonen) einsetzen möchten, sind wir Ihre Ansprechpartnerinnen. Mit unserer langjährigen Erfahrung im Strafrecht und als Vertrauensanwälte nehmen wir Hinweise auf Fehlverhalten nach dem hinwiesgebershcutzgesetz (HinSchG) und dem Lieferkettenschutzgesetz (LkSG) in Ihrem Unternehmen entgegen. Wir kommunizieren unmittelbar und geschützt mit der hinweisgebenden Person und bereiten den uns mitgeteilten Sachverhalt juristisch und vertraulich auf.
Nach unserer Plausibilitätsprüfung teilen wir das Ergebnis unserer Prüfung Ihrer Geschäftsleitung und/oder Compliance-Abteilung mit und formulieren gegebenenfalls Handlungsempfehlungen.
Durch unsere Tätigkeit ermöglichen wir hinweisgebenden Personen eine vertrauliche Form der Kommunikation, durch welche sie sich mit uns geschützt austauschen können. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass hinweisgebende Personen diese Vertraulichkeit schätzen. Die Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme mit uns als Vertrauensanwälte ist gegenüber einer unternehmensinternen Hinweisgebermeldestelle geringer.
Wir bieten zudem auch persönliche Treffen im geschützen Rahmen unserer Kanzlei an und/oder online-meetings mit den hinweisgebenden Personen.
Für Sie als Unternehmen bedeutet dies, dass wir hinweisgebenden Personen eine gegenüber dem Unternehmen unabhängige und nicht weisungsgebundene Melde- bzw. Anlaufstelle bieten, an die sie sich wenden können. Dies ermöglicht einerseits eine vertrauliche Bearbeitung der uns übermittelten Informationen. Ihnen als Unternehmen ist bezüglich des abgegebenen Hinweises und den sich gegebenenfalls daraus ergebenden strafrechtlichen-betrieblichen Konsequenzen andererseits garantiert, dass Sie erst nach einer intensiven juristischen Aufarbeitung miteinbezogen werden.
Im Vergleich zur Benennung einer unternehmensinternen Vertrauensperson sowie anderen Whistleblowing-Systemen (wie bspw. Hotlines oder basierten EDV-Systemen) bieten wir als Vertrauensanwältinnen darüber hinaus einen persönlichen Kontakt für hinweisgebende Personen.
Zudem entlasten wir Sie von der Erfüllung der einer funktionsfähigen Meldestelle notwendigen Voraussetzungen, die getroffen werden müssen, um die Vertraulichkeit der Identität der von einer Meldung betroffenen Person zu wahren. Außerdem müssen sie nicht über mitarbeitende Personen verfügen, die über die notwendige Fachkunde zur Erfüllung aller der Hinweisgebermeldestelle übertragenen Aufgaben verfügen.
Zudem vermeiden Sie mit uns als Vertrauensanwälte mögliche Interessenkonflikte innerhalb des Unternehmens.
Als Vertrauensanwälte übernehmen wir die Plausibilitätsprüfung eingehender Hinweise. Wir bereiten Informationen auf, welche uns Mitarbeitende Ihres Unternehmens oder eine außenstehende Person, die in sonstiger Form Kenntnis über einen Regelverstoß in Ihrem Unternehmen erlangt hat (Hinweisgeber), übermitteln. Wir klären den uns mitgeteilten Sachverhalt auf und nehmen eine rechtliche Einschätzung vor.
Zu dieser rechtlichen Aufarbeitung zählen insbesondere die Einholung der wesentlichen Informationen des dem Hinweis zugrundeliegenden Lebenssachverhalts und die Beurteilung, ob ein strafrechtsrelevanter Anfangsverdacht vorliegt.
Als Vertrauensanwälte | Ombudsfrauen können wir den Sachverhalt zusammen mit der hinweisgebenden Person aufarbeiten und wesentliche Angaben und Vorwürfe von strafrechtlich nicht relevanten Hinweisen trennen.
Sollte das Ergebnis unserer Abklärungen strafrechtliches Handeln erkennen lassen oder unternehmensinterne Veränderungen erfordern, treten wir unmittelbar mit den von Ihnen in Ihrem Unternehmen benannten Ansprechpartnern und Ansprechpartnerinnen in Kontakt und wahren eine neutrale Distanz zu Hinweisgebern und Unternehmen.
Das am 2. Juli 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz sieht vor, dass sowohl straf- und bußgeldbewehrte Verstöße gegen deutsches Recht und auch Verstöße gegen unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union vom Hinweisgeberschutzgesetz umfasst sein sollen.
Zusammengefasst definiert das Gesetz
- den Schutz von hinweisgebenden Personen und Betroffenen
- die Anforderungen an den Umgang mit Meldungen
- die Anforderungen an Meldekanäle
- die Verpflichtung eine interne Meldestelle einzurichten und
- das Meldeverfahren.
Unternehmen sind dazu verpflichtet, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten mit dem Ziel, menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Risiken vorzubeugen oder sie zu minimieren oder die Verletzung menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten zu beenden.
Um diesen Pflichten gerecht zu werden, hat das Unternehmen dafür zu sorgen, dass ein angemessenes unternehmensinternes Beschwerdeverfahren eingerichtet ist.
Gerne beraten wir Sie hinsichtlich der Einrichtung eines gesetzeskonformen Beschwerdeverfahrens.